社用携帯を内線化するメリットとコストを解説

社用携帯を内線化できると聞いたけれど、具体的にどんなメリットがあるのか分からず検討が進んでいませんか。

結論から言うと、社用携帯の内線化はクラウドPBXを使えば外出先でも会社番号での発着信ができ、固定電話機の設置・維持コストを削減できる有効な手段です。

この記事では、経理の現場で長年コスト管理に携わってきた視点から、社用携帯を内線化するメリットとコストを整理します。

内線化とはどんな仕組みか？

内線化とは、社用携帯をクラウドPBXと連携させ、あたかもオフィスの内線電話のように使える状態にすることです。

外出先や自宅からでも、会社の代表番号や内線番号での発着信が可能になります。

• スマホ1台で内線・外線どちらにも対応
• 固定電話とスマホを別々に管理する必要もなし

クラウドPBXを活用すれば、オフィスの電話機がなくても業務に支障が出にくくなります。

スマホ1台で内線・外線どちらにも対応できる点が、この仕組みの大きな特徴です。

従来のように固定電話とスマホを別々に管理する必要もなくなります。

従来のPBXとどう違うか？

管理対象がシンプルになる分、総務担当者の業務もすっきり整理できます。

従来型のPBXは自社で機器を設置・保守する必要がありましたが、クラウドPBXはインターネット上に構築されるため、自社での設置やメンテナンスが不要です。

機器の設置・保守が不要という点は、総務担当者の負担軽減にも直結します。

• 故障対応や定期メンテナンスから解放される
• 専門知識がなくても運用しやすい

故障対応や定期メンテナンスの手配といった業務からも解放されます。

専門知識がなくても運用できる点も、中小企業にとって導入しやすい理由のひとつです。

• 自社での機器設置・保守が不要
• インターネット環境があれば利用可能

会社携帯でおすすめの契約は？キャリアのさまざまな比較とコスト削減のポイントで紹介した考え方とも重なる、コスト最適化の一手段です。

テレワークとの相性はどうか？

オフィスに出社しなくても電話対応ができるため、テレワークが中心の会社ほど導入効果を実感しやすい仕組みです。

コロナ禍を経てテレワークを継続している会社にとっては、特に導入メリットの大きい仕組みといえます。

• 出社頻度を減らしても顧客対応の品質は維持
• 電話番だけの出社を減らせる声も多い

出社頻度を減らしながらも、顧客対応の品質を落とさずに済む点は大きな利点です。

電話番だけのために出社する社員を減らせるという声も、実際によく聞かれます。

内線化の料金相場はどのくらいか？

内線化の料金相場は、サービスによって幅がありますが、比較的手頃な価格帯で導入できるものが増えています。

具体的な価格例はどうなっているか？

サービスによっては1ユーザーあたり月額980円程度から利用でき、月額の上限が定額に設定されているプランもあります。

月額上限が定額のプランであれば、通話量が増えても予算を超える心配がありません。

• 1ユーザー月額980円程度から利用可能
• 月額上限が定額のプランも存在

従来のPBXと比べて安くなるのか？

機器の設置費用や保守費用が発生しない分、従来型のPBXに比べて初期費用・運用コストの両方を抑えやすい傾向があります。

初期投資を抑えたい会社ほど、クラウドPBXへの切り替えメリットを実感しやすくなります。

• 数年単位で見ると機器更新費の差も拡大
• 更新費が数十万円規模なら差はより顕著

数年単位で見ると、機器の更新費用がかからない分の差はさらに大きくなります。

更新のたびに数十万円単位の出費が発生していた会社ほど、この差は特に大きく感じられます。

災害時にはどんなメリットがあるか？

災害時のメリットは、クラウドPBXならではの強みのひとつです。

停電時でも使えるのか？

インターネット上に構築されているため、オフィスが停電しても、ネット環境さえあれば電話機能を利用でき、業務継続がしやすくなります。

停電時の業務継続は、従来の固定電話機では実現しにくかった大きなメリットです。

• モバイルバッテリーとポケットWi-Fiで対応継続
• 災害備蓄品リストに通信機器も加える

モバイルバッテリーとポケットWi-Fiがあれば、停電中でも電話対応を継続できます。

災害用の備蓄品リストに、こうした通信機器も加えておくと安心です。

拠点が被災した場合はどうなるか？

特定の拠点が被災して固定電話が使えなくなっても、社用携帯があれば別の場所から会社番号での対応を続けられます。

BCP（事業継続計画）の一環として、内線化を位置づける会社も増えてきています。

• 災害対策だけでなく平常時の効率化にも貢献
• 通信手段の見直しは今後さらに広がる見込み

災害への備えとしてだけでなく、平常時の業務効率化にもつながる点は見逃せません。

事業継続の観点から通信手段を見直す動きは、今後さらに広がっていくと考えられます。

• 停電時もネット環境があれば利用可能
• 拠点被災時も別の場所から対応できる

プライバシー面ではどんなメリットがあるか？

プライバシー面のメリットは、私用スマホを業務利用させている会社にとって特に重要なポイントです。

個人の電話番号を守れるか？

会社番号での発着信ができるため、私用スマホを業務に使わせる場合でも、社員個人の電話番号を取引先に知られずに済みます。

個人番号の非公開は、社員のプライベートを守るうえでも重要なポイントです。

• 退職後の私用携帯への連絡も防げる
• セキュリティ対策と組み合わせて運用

退職後もしつこく私用携帯へ連絡が来るといったトラブルを未然に防げます。

社用携帯のアプリ管理とセキュリティ管理で紹介した考え方とあわせて導入すれば、より安心して運用できます。

退職時のリスクを減らせるか？

番号が会社に紐づいているため、社員が退職した場合でも、顧客対応の連絡先が個人の携帯番号に依存しない体制を作れます。

担当者の異動や退職があっても、顧客対応の窓口を安定して維持できます。

• 異動・退職時も窓口を安定維持
• 番号変更手続きに追われずに済む

引き継ぎの際も、番号の変更手続きに追われることがなくなります。

法人携帯の料金プランを比較することで、内線化も含めたコスト全体を見直すきっかけになります。

どんな会社に内線化は向いているか？

内線化が向いている会社は、拠点が複数あったり、外出や在宅勤務が多い会社です。

複数拠点がある会社にはどうか？

• 拠点間の内線通話は無料になるサービスも
• 海外拠点があれば国際電話料金も削減

拠点間の内線通話を無料にできるサービスも多く、拠点数が多い会社ほどコスト削減効果を実感しやすくなります。

本社と支社を頻繁にやり取りする会社ほど、この恩恵を強く感じられます。

• 支社が多いほど削減効果は大きくなる
• 海外拠点なら国際電話料金も削減対象に

支社が全国に点在している会社ほど、通話料の削減効果はより大きくなります。

海外拠点がある会社であれば、国際電話料金の削減にもつながるケースがあります。

海外との連絡が頻繁な会社ほど、通信コストの削減幅を実感しやすくなります。

• 本社・支社間のやり取りが多いほど恩恵大
• 請求書見直しで想定外のコストに気づくことも

拠点間の通話料が積み重なっていた会社ほど、削減幅の大きさに驚くこともあります。

毎月の請求書を見直してみると、想像以上に拠点間通話のコストがかさんでいることに気づく会社もあります。

外出や在宅勤務が多い会社にはどうか？

オフィスにいなくても内線で受発信できるため、営業職や在宅勤務の社員が多い会社ほど、業務効率の向上を実感しやすい仕組みです。

取次のための折り返し連絡が減るだけでも、社内のコミュニケーションコストは大きく下がります。

• 取次担当者の負担が大きく軽減される
• 直接つながる分、顧客の待ち時間も短縮

電話を取り次ぐ担当者の負担も、内線化によって大きく軽減されます。

直接本人につながる仕組みは、顧客側の待ち時間短縮にもつながります。

• 顧客満足度の向上にもつながる仕組み
• たらい回しの解消が企業印象を高める

顧客満足度の向上という観点からも、内線化は見逃せないメリットを持っています。

たらい回しにされるストレスを減らせる分、企業への印象アップにもつながります。

小さな不満の積み重ねを減らすことが、結果的に顧客との長期的な関係にもつながります。

導入時に気をつけるべき点は何か？

導入時の注意点を押さえておけば、契約後のミスマッチを防げます。

日々の対応品質を少しずつ底上げしていく積み重ねが、企業の信頼構築につながります。

通信環境は整っているか？

インターネット環境に依存するサービスのため、通信環境が不安定な場所では、音声品質が低下する可能性がある点に注意が必要です。

導入前に、実際の利用環境で通話品質を試してみることをおすすめします。

• 試用期間で実際の環境を確認できる
• 無料トライアルを活用する会社も多い

試用期間を設けているサービスであれば、実際の環境で確認してから本契約を判断できます。

本契約前に無料トライアルを活用する会社も、実際には少なくありません。

• 実際に触ることで操作性の違いも分かる
• 複数比較して自社に合うものを選ぶ

実際に触ってみて初めて分かる操作性の違いも、比較検討の重要な材料になります。

複数のサービスを比較しながら、自社の運用にもっとも合うものを選ぶことが大切です。

サポート体制の充実度も、長く使い続けるうえでは見逃せない比較ポイントです。

既存の電話番号は引き継げるか？

トラブル発生時の対応スピードも、実際に契約している会社の口コミを参考にするとよいでしょう。

サービスによっては既存の固定電話番号をそのまま引き継げる場合とそうでない場合があるため、契約前に確認しておくと安心です。

番号が変わってしまうと、取引先への周知など余計な手間が発生してしまいます。

• 長年使う番号ほど変更の影響は大きい
• 名刺やサイト記載の修正漏れにも注意

長年使い続けてきた番号ほど、変更による影響は大きくなります。

名刺やウェブサイトの記載を修正する手間も見落とさないようにしましょう。

• 事前のリストアップで抜け漏れを防止
• チェックリスト化で担当者交代にも対応

事前にリストアップしておけば、切り替え作業の抜け漏れを防げます。

チェックリストを作っておけば、担当者が変わっても対応漏れを防ぎやすくなります。

こうした地道な準備の積み重ねが、スムーズな切り替えを実現する近道になります。

まとめ：「社用携帯を内線化するメリット」

社用携帯の内線化は、クラウドPBXの活用によって固定電話機のコストを削減しつつ、テレワークにも対応できる点が最大のメリットです。

拠点や働き方が多様化している会社ほど、導入によるメリットを実感しやすくなります。

今回のポイントを、改めて簡単に整理しておきます。

• 外出先でも会社番号での発着信が可能
• 1ユーザー月額980円程度から導入できる
• 停電・拠点被災時も業務継続がしやすい

経理の現場で数多くのコスト管理を見てきた立場から言えば、固定電話機の維持コストを見直すきっかけとして、内線化は検討する価値が高いと感じています。

自社の電話対応体制を今一度見直し、内線化が自社に合うかどうか判断してみてください。

最新の料金プランをよく確認したうえで、自社に合った契約先を選んでみてください。